Call for brevity

In 1940 doet Winston Churchill een ‘call for brevity’. In een kort (!) memo roept hij zijn ambtenaren op om kortere rapporten te schrijven. Hij is de lange rapporten van zijn ambtenaren meer dan zat. ‘Nearly all of them are too long”, schrijft hij. ‘This wastes time’. In het memo geeft Churchill zelf het goede voorbeeld. Op één A4’tje maakt hij het probleem duidelijk én werkt hij de oplossing uit.

Veel mensen vinden het moeilijk om kort te zijn. Dat geldt vooral voor deskundigen. Alles is belangrijk en alles heeft met alles te maken, dus je kunt maar weinig weglaten als je een voorstel doet of een probleem aankaart. Fout. Je kunt wél veel weglaten. Sterker nog: net als Churchill vind ik dat je veel weg móet laten. Voorkom dat je lezers verdwalen en de bomen in het bos niet meer kunnen onderscheiden. Beperk je tot de kern. Of maak in elk geval duidelijk wát de kern is. Juist, en alleen, op die manier, komt je verhaal over. 

To do our work, we all have to read a mass of papers. Nearly all of them are far too long. This wastes time, while energy has to be spent in looking for the essential points. I ask my colleagues and their staff to see to it that their Reports are shorter.

• The aim should be Reports which set out the main points in a series of short, crisp paragraphs.
• If a Report relies on detailed analysis of some complicated factors, or on statistics, these should be set out in an Appendix.
• Often the occasion is best met by submitting not a full-dress Report, but an Aide-memoire consisting of headings only, which can be expanded orally if needed.
• Let us have an end of such phrases as these: “It is also of importance to bear in mind the following considerations….”, or “Consideration should be given to the possibility of carrying into effect….” Most of these woolly phrases are mere padding, which can be left out altogether, or replaced by a single word. Let us not shrink from using the short expressive phrase, even if it is conversational.

Reports drawn up on the lines I propose may at first seem rough as compared with the flat surface of officialise jargon. But the saving in time will be great, while the discipline of setting out the real points concisely will prove an aid to clearer thinking.

W.S.C